Hercesa Internacional
Transformar o CRM do HubSpot num espaço de trabalho multinacional
A Hercesa Internacional é uma empresa imobiliária de sucesso nos setores residencial, industrial e terciário, presente num total de 9 países em 3 continentes, com o objetivo de centrar os seus produtos nas tipologias exigidas pelo cliente local.
As delegações que entraram no scope deste projeto foram Espanha, Roménia, Bulgária e Portugal.
Indústria: Imobiliária
Tamanho da Empresa: 200-500 empregados
Caso de uso: Normalização de processos comerciais e de marketing no HubSpot
Produtos: Sales Hub Pro, Marketing Hub Pro
Desafios
Com a disparidade dos processos comerciais entre as diferentes regiões e a diferente utilização do HubSpot, o desafio principal foi trabalhar na homogeneização de processos de venda e aproximar o CRM do HubSpot aos diferentes perfis de utilizador.
A Hercesa Internacional utilizava, inicialmente, duas instâncias do HubSpot, uma para Portugal e outra para a Roménia. Com diferentes metodologias, processos comerciais e formas de trabalhar as oportunidades de venda, dependendo da delegação.
Enquanto a implementação do CRM na Roménia estava numa fase muito avançada -com utilizadores avançados na utilização do HubSpot - em Portugal o projeto estava numa fase inicial, com licenças tipo HubSpot Starter e uso limitado da ferramenta. Contudo, na Bulgária o projeto ainda não estava iniciado e os comerciais não estavam totalmente familiarizados com o HubSpot. Esta falta de homogeneização, de processos e ativos de vendas e marketing, era o nosso principal desafío.
Solução
Para melhorar e homogeneizar os processos comerciais, numa primeira fase do projeto, migrámos todas as delegações a uma única conta do HubSpot, introduzindo uma convenção de nomes, diferenciando os espaços de trabalho para cada país e um idioma oficial da conta. Introduziram-se processos para diferenciar as diferentes bases de dados, os ativos de marketing e vendas, e os relatórios.
Na segunda fase do projeto, concentramo-nos na otimização e automatização dos processos comerciais (criámos os pipelines de vendas, automatizámos os processos de seguimento de leads e fecho de negócio, etc.)
Tarefas
-> Auditoria inicial de processos e otimização.
-> Homogeneização do HubSpot:
- Migração de contactos e empresas para uma única instância.
- Introdução de uma convenção de nomenclatura, organização de pastas e ficheiros, introdução de um único idioma oficial.
- Espaços de trabalho diferenciados por delegação.
- Sessões de formação a diferentes perfis de utilizador.
-> Otimização de processos de venda:
- Automatização e documentação de processos.
- Criação de relatórios avançados.
- Vistas personalizadas por região e perfil de utilizador.
- Emails automatizados: criação de workflows para automatizar processos comerciais de seguimento de leads e fecho de oportunidades.
- Novos pipelines adaptados a cada região.
- Criação e organização de novos produtos no HubSpot.
"O projeto exigia uma análise profunda das necessidades de cada delegação para definir uma estratégia de uso do CRM homogénea para todas, estando cada uma delas em momentos muito diferentes relativamente à estrutura, comercialização de produto e necessidades. A auditoria e as soluções propostas, assim como a implementação e formação das equipas locais foram um sucesso retumbante, graças a uma equipa que conjugou as capacidades de escuta, flexibilidade, criatividade, inovação e agilidade na resposta, sempre com um sensibilidade excepcional para com o cliente" Soledad Marcos - Coordenadora Dpto. Marketing na Hercesa Internacional
Resultados
Com a implantação do projeto conseguimos normalizar, automatizar e documentar todos os processos, tarefas e comunicações de cada delegação da Hercesa.
A conta do HubSpot da Hercesa Internacional transformou-se num espaço multinacional de trabalho, no qual os 3 países operam de maneira independente e sem que os comerciais e especialistas de cada um deles interfiram entre si.
Os processos de trabalho das equipas comerciais de cada país foram otimizados, facilitando as operações do dia-a-dia através da normalização de processos.
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